Ga direct naar inhoud

Aanbestedingsaspecten

In een aanbesteding worden fundamentele keuzes en (financiële) afspraken met marktpartij(en) gemaakt, die grote impact hebben op het verloop en de slaagkans van het project. Het is daarom van belang dat er een weloverwogen aanbestedingsstrategie is opgesteld, heldere contractafspraken worden gemaakt en passende stuurmiddelen zijn ingericht.

Toetsaspecten voor dit risicogebied

  1. De aanbestedingsstrategie is in lijn met de sourcingsstrategie en regelgeving.
    De gekozen aanbestedingsstrategie is in overeenstemming met onder meer de gemaakte keuzes ten aanzien van in- of uitbesteding,   aansturing, regievoering en samenwerking.
     
  2. De aanbestedingsstrategie zorgt voor een balans van de  risico’s tussen de opdrachtgever en marktpartij(en).
    Afspraken over welke partij welk risico draagt worden zo gemaakt en vastgelegd dat de partij die het risico het best kan beheersen het risico draagt.
     
  3. De aanbestedingsstrategie verkleint het risico van ongewenste afhankelijkheid van marktpartijen.
    Bij het bepalen van de scope van de opdracht is bijvoorbeeld rekening gehouden met omvang en complexiteit van het kavel en met afhankelijkheden van andere kavels.
     
  4. De gekozen aanbesteding is afgestemd op de omvang en complexiteit van de opdracht, en op de volwassenheid van de organisatie.
    De verschillende aanbestedingsprocedures bieden meer of minder mogelijkheden voor interactie met de potentiële leveranciers. Meer interactie kan wenselijk zijn indien er voor de uitvoering van de opdracht nog onduidelijkheden moeten worden weggenomen, maar vraagt wel om een bepaalde volwassenheid van de organisatie.
     
  5. De aanbestedingsstrategie geeft duidelijke kaders voor een transitie- en beheerfase.
    Er is een globale planning die een transitie- en beheerfase inzichtelijk maakt. Het kan verstandig zijn om de transitie te starten met een verificatiefase waarbij de geselecteerde leverancier aantoont dat de geoffreerde dienstverlening ook daadwerkelijk geleverd kan worden.
     
  6. De voorgenomen aanbesteding is vooraf in de markt getoetst.
    De belangrijkste aanbestedingsdocumenten en de beoogde aanbestedingsprocedure zijn vooraf in de markt getoetst (bijvoorbeeld met een marktconsultatie). De relevante resultaten van deze toetsing zijn in de aanbesteding verwerkt.
     
  7. Gunningscriteria zijn expliciet en balanceren kwaliteit, prijs en doorlooptijd.
    De gunningscriteria zijn zodanig geformuleerd dat deze concreet, eenduidig en objectief uitlegbaar zijn.
     
  8. Contractafspraken bevorderen dat marktpartijen er belang bij hebben dat projectresultaten conform de gemaakte afspraken worden opgeleverd.
    De betaling is bijvoorbeeld zoveel mogelijk gekoppeld aan de door de opdrachtgever geaccepteerde resultaten.
     
  9. De opdrachtgever beschikt over stuurmiddelen en competenties om de aansturing en samenwerking met de marktpartij(en) vorm te geven.
    De organisatie heeft voldoende kennis in huis om regie te voeren op de werkzaamheden van de marktpartij. Er zijn reguliere overlegmomenten gepland waarin betrokken partijen in een zakelijke en coöperatieve sfeer de gemaakte afspraken evalueren. Prestatieafspraken kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een bonus-/malusregeling. Er is eveneens voorzien in escalatie tot op stuurgroepniveau en in een exit-scenario.

Meer informatie

Deze documenten en links geven meer informatie over dit risicogebied:

Internationale standaarden

  • Geen

Rijksstandaarden en methodieken

Interessante publicaties/artikelen