Reglement van Orde en Integriteitscode Adviescollege ICT-toetsing

Datum vaststelling college: 24-06-2024

Het Adviescollege ICT-toetsing.
Gelet op artikel 4, lid 3 en artikel 10 Wet Adviescollege ICT-toetsing jo. artikel 21 Kaderwet adviescolleges

Besluit:

Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit Reglement van Orde en Integriteitscode wordt verstaan onder:

Adviescollege: Adviescollege ICT-toetsing, zoals bedoeld in artikel 2 Wet Adviescollege ICT-toetsing
Minister: minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Staatssecretaris: staatssecretaris Koninkrijksrelaties en Digitalisering
Secretaris-directeur: de secretaris zoals bedoeld in artikel 6, lid 2 Wet Adviescollege ICT-toetsing

Artikel 2: Samenstelling Adviescollege

Het Adviescollege bestaat uit een voorzitter en ten hoogste vier andere leden.
De voorzitter kan één van de leden als vicevoorzitter benoemen.
De voorzitter wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de vicevoorzitter. Hetgeen in dit reglement en integriteitscode omtrent de voorzitter is bepaald, is mede van toepassing op de vicevoorzitter wanneer deze de voorzitter vervangt.

Artikel 3: Secretariaat

De secretaris-directeur geeft leiding aan het ambtelijk secretariaat.
Het secretariaat is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het Adviescollege.
De secretaris-directeur is belast met de zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering.
De secretaris-directeur wijst een plaatsvervangend secretaris-directeur aan.
De secretaris-directeur wordt bij zijn afwezigheid vervangen door zijn plaatsvervanger. Hetgeen in dit reglement en integriteitscode omtrent de secretaris-directeur is bepaald, is mede van toepassing op de plaatsvervangend secretaris-directeur wanneer deze de secretaris-directeur vervangt.

Artikel 4: Mandaat en machtiging

Het Adviescollege kan een mandaat- en machtigingsregeling opstellen. In de mandaat- en machtigingsregeling wordt inzichtelijk gemaakt voor welke taken en bevoegdheden mandaat en machtiging wordt verleend aan het secretariaat van het Adviescollege.
Ten aanzien van de medewerkers van het secretariaat is de secretaris-directeur door de Minister gemandateerd om de wijze van selectie te bepalen en de medewerkers te benoemen, bevorderen, schorsen en ontslaan¹.

¹Nota naar aanleiding van verslag overleg Eerste Kamer, d.d. 27 september 2023.

Artikel 5: Uitgangspunten vergaderingen

Het Adviescollege vergadert in beginsel eenmaal per twee weken.
De vergadering is niet openbaar.
Tot de vergadering hebben toegang de voorzitter, de andere collegeleden, de (plv.) secretaris-directeur, de directiesecretaris en zij die zijn uitgenodigd.
Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter en de secretaris-directeur.

Artikel 6: Vergadering

De secretaris-directeur bepaalt, na bespreking met en instemming van de voorzitter, de tijd en de plaats van een vergadering.
De secretaris-directeur stelt, na bespreking met en instemming van de voorzitter, de agenda samen en draagt zorg voor de rondzending van de uitnodigingen, de agenda en de overige voor de vergadering bestemde stukken.
De voorstellen en adviezen die aan de vergadering worden voorgelegd, worden voorbereid door of onder verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur.
De secretaris-directeur ziet toe op een juiste uitvoering van de besluiten van het Adviescollege en draagt zorg voor een periodieke rapportage daarover aan het Adviescollege.

Artikel 7: Wijze van beraadslaging

Ieder lid heeft één stem.
Een lid stemt zonder last of ruggespraak.
De secretaris-directeur heeft in de vergadering een adviserende stem.
Het Adviescollege streeft naar eenstemmigheid. Besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen.
Het Adviescollege kan slechts adviezen vaststellen indien ten minste de helft van de leden aanwezig zijn.
Een lid neemt niet deel aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies waarbij hij persoonlijk is betrokken.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij de advisering niet uitgesteld kan worden of de vergadering voltallig is. In deze gevallen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Van die omstandigheid wordt in het advies melding gemaakt.
In spoedeisende gevallen of bij afwezigheid van de leden kan de besluitvorming hetzij schriftelijk, hetzij op andere geschikte wijze geschieden. De wijze van besluitvorming wordt in dat geval met de genomen beslissingen in het verslag vastgelegd.

Artikel 8: Verslaglegging

De secretaris-directeur is verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag van het verhandelde in de vergadering. Het verslag bevat ten minste:
a. Een opgave van de aanwezige personen;
b. Een vermelding van de behandelde aangelegenheden;
c. Zo nodig een voor een goed begrip van wat is besloten noodzakelijke, korte weergave van de gevoerde discussie;
d. De genomen besluiten en actiepunten.
Een lid dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen.
Het verslag wordt bij vergaderstukken voor de eerstvolgende vergadering aan de leden verzonden. Het wordt al dan niet gewijzigd, vastgesteld door het Adviescollege in de eerstvolgende vergadering.

Artikel 9: Integriteit

De voorzitter en de andere leden onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van het Adviescollege kan schaden.
De voorzitter en de andere leden nemen over alle informatie en documenten die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk zijn aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, strikte geheimhouding, bedoeld in artikel 2.5 van de Algemene wet bestuursrecht, in acht, ook na beëindiging van hun functie.
Indien in voorkomend geval uit feiten of omstandigheden blijkt dat de voorzitter of een van de andere leden van het Adviescollege zelf direct of indirect betrokkenheid heeft bij een adviesaanvraag dan zullen zij zich onthouden van enige bemoeienis ten aanzien van de adviesaanvraag. Van die omstandigheid wordt in het verslag melding gemaakt.
De leden van het Adviescollege melden het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van hun functie aan de andere leden en de secretaris-directeur. De nevenfuncties van de voorzitter en de andere leden worden op de website van het Adviescollege bekend gemaakt.
De leden van het Adviescollege en de medewerkers van het secretariaat overleggen een persoonlijke onafhankelijkheids- en integriteitsverklaring.
De secretaris-directeur en medewerkers van het secretariaat zijn tegenover anderen dan het Adviescollege verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in het verband van de werkzaamheden van het Adviescollege bekend is geworden.

Artikel 10: Begroting en programmering

Het Adviescollege zendt jaarlijks voor 1 april aan de Minister een ontwerp voor de begroting voor het daaropvolgende kalenderjaar van de aan de taakvervulling door het Adviescollege verbonden uitgaven.
Het Adviescollege bepaalt de werkwijze en de inhoud van de adviezen en de keuze van het ICT-project of informatiesysteem waarover wordt geadviseerd.
Het Adviescollege brengt jaarlijks voor 1 april verslag uit van zijn werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Het jaarverslag wordt naar de Minister gezonden en gepubliceerd op de website van het Adviescollege.

Artikel 11: Slotbepalingen

Het Adviescollege kan nadere voorzieningen treffen met betrekking tot zijn werking, als een goede afwikkeling van de werkzaamheden dat nodig maakt.
In alle gevallen, niet voorzien in dit reglement en integriteitscode of een besluit als bedoeld in het eerste lid, beslist de voorzitter.
Als de aard van de betrokken aangelegenheid dat met zich meebrengt, bevordert de voorzitter een wijziging van dit reglement en integriteitscode.

Artikel 12: Wijziging Reglement van Orde en integriteitscode

Wijzigingen van dit reglement van orde en integriteitscode geschieden in overeenstemming met de besluitvormingsprocedure zoals bedoeld in artikel 7 van dit reglement.
Een wijziging van dit reglement van orde en integriteitscode wordt gepubliceerd op de website van het Adviescollege waarna de wijziging in werking treedt.

Artikel 13: Inwerkingtreding

Dit Reglement van Orde en Integriteitscode treedt in werking na besluitvorming in het Adviescollege en vervolgens plaatsing op de website van het Adviescollege.

Artikel 14

Dit Reglement van Orde en Integriteitscode wordt aangehaald als: Reglement van orde en Integriteitscode Adviescollege ICT-toetsing.