BIT-advies Generiek platform voor Document- en Archiefbeheer

Samenvatting BIT-advies

Het Adviescollege ICT-toetsing heeft op verzoek van het ministerie van Financiën een onderzoek uitgevoerd naar het project Generiek platform Document- en Archiefbeheer (GDA) van de Belastingdienst.

Het project GDA beoogt één toekomstvast en modern platform voor document- en archiefbeheer te realiseren binnen de Belastingdienst. Dit platform heeft tot doel om op een gecentraliseerde plek documenten duurzaam en volgens wet- en regelgeving op te slaan en te archiveren. Ten tijde van het onderzoek was de ontwikkeling van het GDA gepauzeerd vanwege achterblijvende voortgang en was de Belastingdienst bezig om een doorstart van GDA voor te bereiden.

Het Adviescollege maakt zich naar aanleiding van het onderzoek zorgen of het project tot een succesvolle doorstart van de ontwikkeling komt. Het Adviescollege heeft hiervoor de volgende redenen:

• Er is nog geen eenduidigheid over de oplossingsrichting. Dit komt omdat het de Belastingdienst enerzijds niet lukt om te komen tot een eenduidig programma van eisen en anderzijds niet lukt om tot een eenduidige technische invulling voor het project te komen.
• De projectorganisatie vult de voorwaarden voor een doorstart niet in. Zo zorgt het project niet voor een effectieve voortbrenging. Daarnaast overweegt het project het meest voor de hand liggende scenario niet, namelijk het doorontwikkelen op basis van het beschikbare en werkende bouwblok voor document- en archiefbeheer binnen de Belastingdienst.

Om te zorgen dat een doorstart van GDA op korte termijn mogelijk wordt, adviseert het Adviescollege om een realistische koers in te zetten, waarbij gebruik gemaakt wordt van de aanwezige kennis en ervaring bij de Belastingdienst:

1. Ontwikkel stapsgewijs verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer. Sluit zo snel mogelijk een afdeling aan en ontwikkel in samenspraak met aansluitende afdelingen een beheersbaar basisdienstenaanbod van het GDA.
2. Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in door een aantal stappen te zetten. Voer op korte termijn verbeteringen door in de aanpak en besturing van het project, zodat aan de voorwaarden voor succesvolle doorontwikkeling en goede ondersteuning voor aansluitende afdelingen wordt voldaan.

Lees de reactie van de minister op het BIT-advies project Generiek platform Document- en Archiefbeheer.